Ausstattung und Hardware an Mitarbeiter ausgeben und per Link quittieren

Was Betriebe ausgeben

In einem Begleitbetrieb verlassen laufend Gegenstände das Lager, die später wieder zurückkommen oder abgerechnet werden müssen. Typisch sind drei Gruppen:

• Kleidung und persönliche Ausrüstung: Jacken, Warnkleidung, Sicherheitsschuhe.
• Hardware: Laptop, Diensthandy, Tablet, Ladegeräte.
• Schlüssel und Zugänge: Fahrzeugschlüssel, Schlüssel zu Lager und Werkstatt, Zugangskarten.

Wo es ohne Nachweis hakt

• Eine Liste in Excel oder auf Papier zeigt nur den Stand, an dem sie zuletzt gepflegt wurde.
• Beim Ausscheiden einer Person ist unklar, was zurückkommen muss.
• Bei einem Verlust oder Schaden lässt sich nicht belegen, wer den Gegenstand wann erhalten hat.
• Größen und Stückzahlen werden doppelt bestellt, weil der Bestand nicht sichtbar ist.

Was ein Übergabenachweis enthalten sollte

Die folgenden Angaben sind eine Empfehlung aus der Praxis, keine gesetzliche Formvorschrift:

1. Gegenstand und, falls vorhanden, Größe oder Seriennummer,
2. Stückzahl,
3. Empfänger,
4. Datum der Ausgabe,
5. Zustand bei der Übergabe,
6. Unterschrift des Empfängers,
7. Datum und Zustand bei der Rückgabe.

Rechtliche Einordnung

Ein Übergabenachweis für Arbeitsmittel, Arbeitskleidung oder persönliche Schutzausrüstung (PSA) ist keine gesetzlich vorgeschriebene Standardform. Er dient dazu, Ausgabe, Zustand und gegebenenfalls Rückgabe nachvollziehbar zu dokumentieren. Rechtlich ist zwischen persönlicher Schutzausrüstung und sonstigen überlassenen Gegenständen zu unterscheiden.

• Persönliche Schutzausrüstung: Der Arbeitgeber muss erforderliche PSA grundsätzlich kostenlos zur Verfügung stellen. Eine Empfangsbestätigung kann die Übergabe dokumentieren, ersetzt aber weder die Gefährdungsbeurteilung noch die erforderliche Unterweisung.
• Sonstige Arbeitsmittel und Arbeitskleidung: Ob eine Rückgabepflicht besteht, richtet sich vor allem nach den Eigentumsverhältnissen und den arbeitsvertraglichen Vereinbarungen. Eine pauschale gesetzliche Rückgabepflicht für alle ausgegebenen Gegenstände gibt es nicht.
• Rückgabe und Zustand: Die Dokumentation kann helfen, spätere Streitigkeiten zu vermeiden. Eine Unterschrift bedeutet jedoch nicht automatisch, dass Beschäftigte für Beschädigungen oder Verluste haften.

Quellen:

• § 3 ArbSchG, Absatz 3: Beschäftigte dürfen nicht mit den Kosten erforderlicher Arbeitsschutzmaßnahmen belastet werden.
• § 2 PSA-BV: Anforderungen an Bereitstellung, Passform, Wartung und Ersatz persönlicher Schutzausrüstung.
• § 3 PSA-BV: Unterweisung zur sicheren Benutzung.
• § 604 BGB: Rückgabepflicht bei einer Leihe. Die Vorschrift ist nicht automatisch auf jede arbeitsrechtliche Überlassung anwendbar.

So läuft die Ausgabe in Vivid Data

1. Ausstattung anlegen. Jeder Gegenstand wird im System angelegt, mit einer Stückzahl oder ohne Mengenbegrenzung.
2. An einen Mitarbeiter ausgeben. Sie wählen Gegenstand, Anzahl und Person.
3. Link versenden. Die Person erhält einen Link.
4. Am Handy unterschreiben. Der Mitarbeiter öffnet den Link auf seinem Handy und sieht das Übergabeprotokoll mit der Ausstattung: Art, Menge, Inventarnummer, Seriennummer, Kennzeichen und Zustand bei Ausgabe. Er gibt seinen vollständigen Namen ein, bestätigt den Erhalt und zeichnet seine Unterschrift.
5. Zurück ins System. Die Unterschrift wird dem Vorgang zugeordnet.
6. Rückgabe. Wird der Gegenstand zurückgegeben, buchen Sie die Rückgabe im System. Das System stellt eine Quittung aus, dass er zurückgegeben wurde. Dafür sind kein Link und keine Unterschrift nötig.
7. Historie. Für jeden Gegenstand und jede Person ist nachvollziehbar, was ausgegeben und wann es zurückgegeben wurde.

Wie lange der Link gültig ist und welche Angaben auf der Rückgabe-Quittung und im PDF zur Unterschrift stehen, lässt sich je nach Wunsch des Betriebs einstellen.

Bestand und Orte

Die Ausstattung gehört zum Lagerbestand. Wo Schilder, Material und Ausrüstung liegen, wie Fahrzeuge und Baustellen als Lagerplätze geführt werden und wie Entnahmen nachvollziehbar bleiben, beschreibt die Seite Lager, Werkstatt und Schilder.

So führen Sie es im Betrieb ein

1. Alle Gegenstände erfassen, die ausgegeben werden, getrennt nach Kleidung, Hardware und Schlüsseln.
2. Eine verantwortliche Person für Ausgabe und Rücknahme festlegen.
3. Ab sofort jede Ausgabe nur noch mit Unterschrift.
4. Bei Austritt und Fahrzeugwechsel die Historie der Person prüfen.