Subunternehmer
Externe Begleiter melden Status, Zeiten und Nachweise per App. Ihr disponiert sie wie Eure eigenen Leute.
Für Disposition und Geschäftsführung
in Begleitunternehmen
Die Software für Schwertransport‑Begleitung. Vom Auftrag bis zur Rechnung.
- Disposition
- Fahrer-App
- Leistungsnachweis
- Abrechnung
- Ortung
Eure Fahrer starten und beenden den Auftrag in der App. Am Morgen liegen Leistungsnachweis und Rechnung zur Freigabe bereit.
Im Einsatz bei Begleitunternehmen wie Abeln GmbH und Borgs und Schwarz GmbH
Eine ganz normale Nacht
Was war heute Nacht eigentlich los?
Viele Transporte laufen nachts. Die Disposition sitzt ab sieben im Büro. Was dazwischen passiert, erfahrt Ihr am Telefon.
Beispiel-Nacht
- 22:30
Der Kunde ruft an: „Wo ist Euer Fahrer?“ Der steht am anderen Treffpunkt. Die Änderung kam per WhatsApp und ist untergegangen.
- 01:15
Zwei Stunden Wartezeit an der Baustelle. Steht die morgen auf dem Zettel? Mal sehen.
- 04:10
Einsatz beendet. Der Begleitschein wandert ins Handschuhfach.
- 07:00
Im Büro baut Ihr die Nacht aus Excel, WhatsApp, Ortung und Anrufen wieder zusammen.
- Monatsende
„Was haben wir diesen Monat überhaupt verdient?“
Euer Geld liegt im
Handschuhfach.
Solange der Begleitschein im Fahrzeug liegt, schreibt Ihr keine Rechnung. Bis er im Büro ist, vergehen oft Tage. Sondersituationen, die sich normalerweise abrechnen lassen, zum Beispiel zwei Stunden Wartezeit, werden nicht berechnet, weil sie gar nicht auffallen.
Dabei ist alles, was Ihr dafür braucht, nach der Nacht schon da. Es liegt nur verstreut: im Handschuhfach, in WhatsApp, in Excel und in der Ortung.
So funktioniert Vivid Data
Die Einsatzakte füllt sich, während Euer Fahrer fährt.
Damit nichts mehr verstreut liegt, bekommt jeder Einsatz eine Akte. Von der E-Mail mit dem Auftrag bis zur Übergabe an den Steuerberater. Was einmal drinsteht, müsst Ihr im Büro nicht noch mal abtippen.
Einsatzakte EA-2026-0312Beispiel
Auftrag· · ·Strecke Köln bis Duisburg, BF3, 2 Fahrzeuge
Genehmigung· · ·VEMAGS-Auflagen ausgelesen
Fahrt· · ·22:10 bis 04:10, 186 km, 2:05 h Wartezeit
Nachweis· · ·
Rechnung· · ·Entwurf mit Spesen, bereit für DATEV
StatusEinsatz läuft
- 01
Auftrag
Ihr leitet die E-Mail vom Kunden weiter oder ladet das PDF hoch. Die KI liest Kunde, Strecke, Zeitraum und Fahrzeuge heraus. Ihr schaut drüber und bestätigt. Mehr zur KI
- 02
Genehmigung
Vivid Data liest die Auflagen aus Eurer VEMAGS-Genehmigung. Welche davon auf einem Abschnitt gelten, fragt Ihr einfach im Chat.
- 03
Fahrt
Die App führt den Fahrer durch den Einsatz. Anfahrt, Start, Heimfahrt, jeweils ein Tipp. Die Fahrzeugortung schreibt die Strecke mit. Mehr zur Fahrer-App
- 04
Nachweis
Am Ende holt Euer Fahrer die Unterschrift auf dem Handy. Zeiten, Wartezeiten und Kilometer stehen schon drin. Der Leistungsnachweis ist ein fertiges PDF. Mehr zum Begleitschein
- 05
Rechnung
Aus der Akte wird die Rechnung. Die Spesen rechnet Vivid Data aus der Strecke. Die Buchungen gehen an DATEV. Mehr zum DATEV-Export
Warum nicht eine App für ein paar Euro?
Vivid Data kostet mehr als eine Begleitschein‑App. Dafür hört es beim Schein nicht auf.
Es gibt inzwischen günstige Apps, die den Begleitschein digital machen. Für den Schein reichen die. Genehmigung lesen, Spesen ausrechnen, Subunternehmer abrechnen und Eingangsrechnungen buchen bleibt dann trotzdem bei Euch im Büro.
Schein digital unterschreibenjaja
Rechnung aus dem Scheinjaja
Auftrag aus E-Mail oder PDF anlegen lassenmeist nichtja
Auflagen aus der VEMAGS-Genehmigung auslesenmeist nichtja
Spesen aus der Ortung berechnenmeist nichtja
Subunternehmer wie eigene Fahrer disponierenteilweiseja
Eingangsrechnungen mit KI und Bankabgleichmeist nichtja, als Zusatz
Typischer Umfang reiner Begleitschein-Apps, Stand Oktober 2026. Einzelne Anbieter bieten Teile davon als Zusatz an.
Was sonst noch dranhängt
Der Rest vom Betrieb läuft im selben System.
Fuhrpark
Prüffristen, Fahrzeugpapiere und welches Fahrzeug auf welcher Tour ist. Mit eigener Hardware seht Ihr auch Motorwarnleuchte und Tank.
Personal
Zeiterfassung und Urlaub stehen neben den Touren. Die Dispo sieht sofort, wer frei ist.
Buchhaltung, optional
Eingangsrechnungen erkennt die KI, Ihr gebt frei, Vivid Data gleicht mit der Bank ab. Danach geht alles an den Steuerberater.
Werkstatt und Schilder
Schilder und Material verwaltet Ihr im selben System wie Fahrzeuge und Einsätze.
Kunden
Begleitunternehmen, die so arbeiten.
35+Fahrzeuge
Abeln GmbH
VorherAbstimmung mit den Fahrern über WhatsApp und Telefon
„Die Kommunikation mit den Fahrern hat enorm abgenommen. […] Kein WhatsApp, kein Telefonat.“
Swen Preiß, Disponent
45+Fahrzeuge
Begleitunternehmen
VorherAbrechnung oft Wochen nach dem Einsatz
„Früher haben wir oft erst Wochen später abgerechnet, mit viel Nacharbeit. Heute geht das direkt nach dem Auftrag, mit wenigen Klicks.“
Karsten P., Disponent
35+Fahrzeuge
Borgs und Schwarz GmbH
Seit dem Start dabei
„Wir sind seit Anfang an dabei und nutzen Ortung, Disposition und Abrechnung. Dass das alles in einem System läuft, hätte ich früher nicht für möglich gehalten.“
Thomas Borgs, Inhaber
Mehr entdecken
Module, Tools und Wissen für Euren Betrieb.
Vivid Data besteht aus Modulen, die zusammenarbeiten. Dazu gibt es kostenlose Werkzeuge und Fachartikel aus dem Alltag der Begleitung.
Module
Kostenlose Tools
Wissen aus dem Blog
- VEMAGS-Bescheid auslesen und Strecke prüfen
- VEMAGS-Bescheid auslesen: Auflagen, Zeiten, Baustellen auf einen Blick
- Streckenprotokoll digital: Beta kostenlos testen
- VEMAGS für Anfänger: von der Registrierung bis zum Bescheid
- E-Rechnung: Was Schwertransportbegleiter jetzt wissen müssen
- Digitaler Leistungsnachweis: Zeit und Fehler sparen
- Alle Artikel →
Wer dahintersteht
Ihr redet mit den Leuten, die das System bauen.
Vivid Data kommt von der symblCrowd GmbH aus Stolberg bei Aachen. Vieles darin haben wir zusammen mit Begleitunternehmen gebaut. Ist ein Wunsch für Euren Ablauf wichtig, kann das Update schon am selben Abend kommen.
„Wir kennen Eure Einsatztypen, Eure Genehmigungen und Euren Alltag. Darauf haben wir ein System gebaut, das dazu passt.“
Sebastian Willkomm, Gründer und Geschäftsführer
So kommt Vivid Data zu Euch
Vom ersten Anruf bis zur ersten Rechnung aus der Einsatzakte.
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01
Erstgespräch
15 Minuten
Ihr erzählt, wie Ihr heute disponiert und abrechnet. Wir sagen Euch, ob Vivid Data passt.
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02
Prozessanalyse
60 Minuten, kostenlos
Wir gehen Eure Abläufe durch und zeigen die Software an Euren eigenen Einsätzen. Ihr seht, was sich ändert und was gleich bleibt.
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03
Testsystem
Euer Briefpapier
Wir richten es mit Eurem Briefpapier, Eurem Leistungsnachweis und Eurem Begleitschein ein. Einer Eurer Fahrer probiert die App aus.
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04
Live
in wenigen Tagen
Das System steht in wenigen Tagen. Wie lange der Import Eurer Daten dauert, klären wir vorher.
Die Einschätzung aus der Prozessanalyse bekommt Ihr auch dann, wenn Ihr Euch gegen Vivid Data entscheidet.
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„Mit Excel und Zettel läuft es bei uns doch auch.“
Vivid Data antwortetJa, solange die Zettel pünktlich zurückkommen. Kommt einer Tage später, wartet die Rechnung mit. Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam, wie viele Einsätze bei Euch im Monat so liegen bleiben.
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„Unsere Fahrer sind keine Technik-Fans.“
Vivid Data antwortetMüssen sie nicht sein. Die App hat einen Knopf pro Schritt: Anfahrt starten, Auftrag starten, Heimfahrt starten. Wir probieren sie mit einem Eurer Fahrer aus, bevor Ihr Euch entscheidet.
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„Was kostet das?“
Vivid Data antwortetDas hängt von Fahrern, Fahrzeugen und Modulen ab. Deshalb nennen wir den Preis nach dem Erstgespräch, passend zu Eurem Betrieb. Wer nur Begleitfahrten disponieren will, fängt mit BF-Dispo PRO an, bis 3 Fahrzeuge kostenlos.
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„Wie lange dauert die Umstellung?“
Vivid Data antwortetDas System steht in wenigen Tagen. Wie lange der Import Eurer Stammdaten dauert, hängt davon ab, wo sie heute liegen. Das klären wir im Erstgespräch, bevor Ihr etwas unterschreibt.
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„Was ist mit der E-Rechnung?“
Vivid Data antwortetAb 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen an Geschäftskunden schicken, ab 2028 fast alle. Vivid Data schreibt die Rechnung direkt aus dem Einsatz, als XRechnung (UBL oder CII) oder als ZUGFeRD.
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„Wo gibt es die App, und wie arbeiten Subunternehmer damit?“
Vivid Data antwortetDie App gibt es im Apple App Store und bei Google Play. Subunternehmer bearbeiten ihre Einsätze alternativ über einen persönlichen Link im Browser. Was die App kann, steht auf der Seite Fahrer-App.
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„Gehen die Daten auch an DATEV oder ein anderes Buchhaltungsprogramm?“
Vivid Data antwortetJa. Vivid Data exportiert im DATEV-Standardformat (EXTF-CSV) mit Belegbildern. Optional ist die direkte Anbindung an DATEV über den Rechnungsdatenservice 1.0 möglich. Für andere Buchhaltungsprogramme bauen wir auf Wunsch individuelle Schnittstellen. Was bei Euch passt, klären wir im Erstgespräch. Mehr auf der Seite DATEV-Export.
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„Können wir Begleitschein und Leistungsnachweis auf unseren Betrieb anpassen?“
Vivid Data antwortetJa. Wir richten Begleitschein und Leistungsnachweis mit Euren Feldern, Pflichtangaben und Eurem Briefpapier ein. Entweder wir passen sie an Euer Format an, oder Ihr nehmt die Änderungen mit KI-Unterstützung selbst vor. Mehr dazu auf der Seite Digitale Begleitscheine.
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„Was macht die KI in Vivid Data?“
Vivid Data antwortetSie liest Aufträge aus E-Mail, PDF oder Freitext, legt Belege aus Text oder Sprache an, liest VEMAGS-Bescheide aus und ordnet Eingangsrechnungen und Bankbuchungen zu. Die Übersicht steht auf der Seite KI in Vivid Data.
Wie viele Einsätze von letzter Nacht sind schon abgerechnet?
In der Prozessanalyse rechnen wir das mit Euch an Euren eigenen Einsätzen nach. 60 Minuten, kostenlos.
Erst 15 Minuten kennenlernen, dann entscheidet Ihr.