Zettel, WhatsApp und Lücken im ERP
Der Alltag in der Schwertransportbegleitung sieht oft so aus: Der Auftrag kommt per Telefon oder E-Mail rein, die Disposition trägt ihn in eine Excel-Liste ein, der Fahrer bekommt die Details per WhatsApp, und der Begleitnachweis wird nach der Fahrt handschriftlich ausgefüllt und irgendwann abfotografiert. Wer schon ein ERP oder SAP nutzt, hat oft trotzdem eine Lücke — das ERP kann Rechnungen, aber nicht den eigentlichen Begleitprozess: Wer ist wann angekommen, wer hat unterschrieben, wo ist der Nachweis.
Genau an dieser Stelle setzen zwei Produkte aus dem Hause Vivid Data an — mit unterschiedlichem Anspruch. Dieser Artikel hilft euch, ohne Marketing-Blabla zu entscheiden, welches zu eurem Betrieb passt.
Was ist BF-Dispo PRO?
BF-Dispo PRO ist ein Spezialtool für genau einen Prozess: die digitale Schwertransport-Begleitfahrt. Es verbindet Auftraggeber, Fahrer und Subunternehmer in einer Kette — Auftrag rein, Status live, Begleitnachweis raus.
Aufträge kommen automatisch per API aus eurem bestehenden ERP oder werden manuell im Portal angelegt. Fahrer brauchen keine App: Sie bekommen einen persönlichen Link per E-Mail und bestätigen Anfahrt, Start, Ende und Unterschrift direkt im Browser. Subunternehmer haben ein eigenes Portal, in dem sie Aufträge sehen, ihre Fahrer zuweisen und Nachweise freigeben. Am Ende steht der Begleitnachweis automatisch als PDF — und jeder Statuswechsel geht per Webhook live zurück an euer ERP.
In der Premium-Nutzung kommen Flotte, Fahrer und eigene Aufträge in einer Wochen-Timeline dazu. Die Basisnutzung ist für bis zu 3 Fahrzeuge dauerhaft kostenlos, ohne KI-Funktionen. Wer mehr braucht, kann einen Monat lang den vollen Funktionsumfang testen — ohne Zahlungsdaten.
BF-Dispo PRO ist bewusst kein Gesamtsystem. Es ist ideal für Betriebe, die bereits an ein ERP oder SAP gebunden sind und dort nur den Begleitprozess digital ergänzen wollen — oder für Betriebe, die noch kein volles Unternehmenssystem brauchen, aber trotzdem den Zettel loswerden wollen.
Was ist Vivid Data?
Vivid Data ist die Unternehmenssoftware für Begleitunternehmen: Disposition, Abrechnung, Fuhrpark und Büro in einem System, spezialisiert auf Schwertransportbegleitung (BF2–BF4). Statt einzelner Module verspricht Vivid Data eine durchgängige Wahrheit vom Auftrag bis zum Steuerberater — inklusive Spesen- und Abrechnungsautomatik, KI-Funktionen und Fahrzeugortung.
Konkret heißt das: digitale Leistungsnachweise, Tourenplanung, GPS-Daten, die direkt in Disposition und Spesenabrechnung einfließen, Aufträge, die per KI aus Datei oder E-Mail angelegt werden, automatisch ausgelesene VEMAGS-Auflagen und ein sauberer DATEV-Übergang für die Buchhaltung.
Der Unterschied zu BF-Dispo PRO liegt nicht in der Qualität, sondern im Anspruch: Vivid Data ersetzt euer bisheriges Setup aus Excel, Zetteln und Insellösungen komplett und wird in einer persönlichen Prozessanalyse auf eure Abläufe eingerichtet — mit laufender Begleitung, nicht als Selbstbedienungs-Tool.
Der Vergleich
| Kriterium | BF-Dispo PRO | Vivid Data |
|---|---|---|
| Zielgruppe | Betriebe mit bestehendem ERP/SAP, oder ohne Bedarf an einem vollen System | Betriebe, die ihr ganzes Unternehmen digitalisieren wollen |
| Umfang | Fokussiert: Auftrag → Status → Begleitnachweis | Disposition, Dokumentation, Fuhrpark, Personal, Buchhaltung |
| ERP-Anbindung | Ergänzt euer ERP per API/Webhook | Ersetzt das ERP — ist selbst die Unternehmenssoftware |
| Fahrer-App/Portal | Browser-Portal, Link per E-Mail, kein App-Download | Fahrer-App, eingebettet in die Disposition |
| Abrechnung/Spesen | Nicht enthalten — bleibt Sache eures bestehenden Systems | Vollständig enthalten, inkl. automatischer Spesenabrechnung |
| KI | Nur in der bezahlten Nutzung | Ja — z. B. Auftragsanlage aus Datei/E-Mail, VEMAGS-Auslese |
| Fahrzeugortung | Nicht enthalten | Ja, verbunden mit Disposition und Spesen |
| Setup/Begleitung | Selbstständig startklar, portalbasiert | Persönliche Prozessanalyse, individuelle Einrichtung |
| Preis-Einstieg | Bis 3 Fahrzeuge dauerhaft kostenlos, 1 Monat Vollzugang zum Testen | Kostenfreie Prozessanalyse, individuelles Angebot |
Wann passt BF-Dispo PRO?
BF-Dispo PRO ist die richtige Wahl, wenn ihr bereits ein ERP oder SAP nutzt und zufrieden damit seid, dort aber der Begleitprozess selbst fehlt — der digitale Nachweis, dass ein Fahrer wirklich angekommen ist und unterschrieben hat. Auch wenn ihr generell noch nicht bereit für ein komplettes neues System seid, aber die Zettelwirtschaft beim Begleitnachweis konkret stört, ist BF-Dispo PRO der schnellere, kleinere Schritt — startklar ohne lange Einrichtung, mit einer dauerhaft kostenlosen Basisnutzung für kleine Flotten.
Wann passt Vivid Data?
Vivid Data lohnt sich, wenn ihr nicht nur den Begleitnachweis, sondern euren ganzen Betrieb digitalisieren wollt: Disposition, Spesen, Abrechnung, Fuhrpark, Zeiterfassung und Buchhaltung aus einer Wahrheit statt aus drei verschiedenen Tools. Auch wenn ihr merkt, dass Excel, WhatsApp und Insellösungen euch täglich Zeit kosten und ihr eine persönliche Begleitung bei der Einrichtung wollt, statt euch selbst durch ein neues Tool zu klicken, ist Vivid Data die passendere Lösung.
Fazit
Beide Produkte lösen unterschiedliche Probleme, und keins ist grundsätzlich „besser". BF-Dispo PRO digitalisiert gezielt den Begleitprozess — oft neben einem bestehenden ERP. Vivid Data digitalisiert und begleitet das gesamte Unternehmen. Wer klein anfangen will, startet mit BF-Dispo PRO; wer bereit für den ganzen Schritt ist, geht direkt zu Vivid Data. Beide gehören zur gleichen Markenwelt — BF-Dispo PRO kann später jederzeit die Brücke zu Vivid Data sein.
Welcher Weg passt zu euch?
Testet BF-Dispo PRO kostenlos für bis zu 3 Fahrzeuge, oder lasst uns in einer kostenfreien Prozessanalyse klären, ob Vivid Data die passendere Lösung für euren ganzen Betrieb ist.