Modul in Vivid Data
Dokumentation
Digitale Begleitscheine für Begleitfahrzeug-Firmen
Begleitscheine und Leistungsnachweise digital am Einsatzort erfassen, mit Pflichtfeldern, Unterschrift und direktem Weg in die Abrechnung. Kein Zettel, kein Abtippen.
Warum Papier-Begleitscheine teuer sind
In vielen Begleitbetrieben ist der Begleitschein noch Zettelwirtschaft: Handschrift, fehlende Felder, verspätete Rückgabe, Abtippen in Excel oder Lexware. Jeder Medienbruch kostet Zeit, und erzeugt Fehler, die Rechnungen verzögern oder Umsatz stehen lassen.
Digitale Begleitscheine lösen genau diesen Bruch: Der Nachweis entsteht dort, wo die Leistung erbracht wird, und landet strukturiert im System.
Was digitale Begleitscheine können müssen
Einsatztypen der Schwertransportbegleitung (BF2, BF3, BF4, Hipo, Streckenerkundung)
PDF mit Logo, Auftragsdaten und Archivierung
Keine Doppelpflege zwischen Dispo und Buchhaltung
Mobile Nutzung unterwegs, auch ohne perfektes Office-Setup
So läuft der Prozess in der Praxis
- 1
Einsatz startet
Fahrer öffnet den Auftrag in der Fahrer-App. Stammdaten, Route und Einsatztyp (BF2/BF3/BF4) sind schon vorausgefüllt.
- 2
Erfassen vor Ort
Zeiten, Kilometer, Besonderheiten und Pflichtfelder werden mobil dokumentiert, unvollständig geht nicht weiter.
- 3
Unterschrift & PDF
Auftraggeber oder autorisierte Person unterschreibt am Gerät. Daraus entsteht der revisionssichere Begleitschein als PDF.
- 4
Sofort im Büro
Disposition und Abrechnung sehen denselben Datensatz. Kein Foto per WhatsApp, kein Nachtragen am Abend.
Euer Begleitschein, nicht ein Standardformular
Jeder Betrieb hat eigene Anforderungen, und viele Kunden verlangen ihr eigenes Format. Deshalb passen wir den Begleitschein an euren Betrieb an: Felder, Pflichtangaben und Layout mit eurem Briefpapier. Ihr bekommt kein starres Standardformular.
Entweder wir passen den Begleitschein an euer Format an, oder ihr nehmt die Änderungen mit KI-Unterstützung selbst vor. Mehr zur KI auf der Seite KI in Vivid Data.
Rechtssichere Dokumentation statt Zettelchaos
Digitale Unterschriften und vollständige Datensätze erleichtern Nachweise gegenüber Auftraggebern und bei Rückfragen. Statt Ordner und Fotos habt ihr einen durchgängigen Beleg, vom Einsatz bis zur Rechnung.
Mehr zum Thema Nachweise: Welche Nachweise ihr wirklich braucht und Papier vs. digital.
Darunter steht immer Vivid Data
Diese Lösung ist kein Inselsystem. Disposition, digitale Begleitscheine, Fahrzeugverwaltung und Abrechnung hängen in Vivid Data zusammen, für Leicht- und Schwerlastbegleitung, ohne dass ihr drei Tools parallel pflegen müsst.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Begleitschein und Leistungsnachweis?
Im Alltag werden beide oft synonym genutzt: Beide dokumentieren, was wann wo erbracht wurde. Wichtig ist, dass Zeiten, Strecke, Unterschrift und Auftragsbezug vollständig und abrechnungsfertig vorliegen, digital im selben System wie Disposition und Rechnung.
Brauchen Fahrer dafür ein eigenes Tablet?
Ein Smartphone oder Tablet reicht. Entscheidend ist, dass Pflichtfelder und Unterschrift am Einsatzort möglich sind, nicht welches Gerätmarke im Fuhrpark liegt.
Sind digitale Unterschriften für Begleitbetriebe nutzbar?
Ja. Die Unterschrift gehört zum Dokument und wird revisionssicher mit dem Begleitschein gespeichert. Für die Praxis zählt: klarer Prozess, vollständige Pflichtfelder, nachvollziehbares Archiv.
Können wir den Begleitschein an unseren Betrieb oder unsere Kunden anpassen?
Ja. Wir passen den Begleitschein an euren Betrieb an, mit euren Feldern, Pflichtangaben und eurem Briefpapier. Entweder wir passen ihn an euer Format an, oder ihr nehmt die Änderungen mit KI-Unterstützung selbst vor.
Passt das zu eurem Betrieb?
In einer kostenfreien Prozessanalyse schauen wir auf eure Disposition, Begleitscheine und Abrechnung, und wie Vivid Data als System dazwischen greift.
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