VEMAGS für Anfänger: Von der Registrierung bis zum Bescheid

Was ist VEMAGS?

VEMAGS steht für „Verfahrensmanagement für Großraum- und Schwertransporte“. Das bundeseinheitliche Online-Verfahren verbindet Antragsteller, Erlaubnis- und Genehmigungsbehörden sowie die beteiligten Anhörstellen.

Als Antragsteller erfasst ihr dort Anträge für Großraum- und Schwertransporte, verfolgt den Bearbeitungsstand und ruft nach Abschluss des Verfahrens den digitalen Bescheid ab. Die offizielle Anwendung erreicht ihr über den VEMAGS-Login auf vemags.de.

Für wen ist diese VEMAGS-Anleitung gedacht?

Der Leitfaden richtet sich an Transportunternehmen, Speditionen, Genehmigungsservices und Mitarbeitende, die erstmals selbst mit VEMAGS arbeiten. Er erklärt den normalen Einstieg für Antragsteller. Behörden und Kontrollstellen arbeiten mit anderen Rollen und Ansichten.

Schritt 1: Als Antragsteller registrieren

Neue Antragsteller starten die Registrierung über den VEMAGS-Login. Dabei werden Stammdaten, der Primärbenutzer und die zuständige Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde, kurz EGB, festgelegt.

Nach dem Absenden müssen die angegebenen E-Mail-Adressen bestätigt werden. Anschließend prüft die ausgewählte EGB die Registrierung und schaltet den Zugang frei. Die Registrierung allein bedeutet deshalb noch nicht, dass ihr euch sofort anmelden könnt.

Schritt 2: Benutzer und Zuständigkeiten verstehen

In VEMAGS ist der „Anwender“ das Unternehmen oder die Organisation. Ein „Benutzer“ ist eine einzelne Person, die für diesen Anwender arbeitet. Der Primärbenutzer besitzt erweiterte Rechte und kann weitere Benutzer anlegen.

Die zuständige EGB richtet sich grundsätzlich nach der örtlichen Zuständigkeit. VEMAGS führt im Registrierungsprozess durch die Auswahl. Wenn unklar ist, welche Behörde zuständig ist, sollte das vor dem ersten Antrag geklärt werden.

Schritt 3: Den ersten Antrag vorbereiten

Bevor ihr mit der Eingabe beginnt, sollten die Angaben zu Transportverantwortlichem, Fahrzeugen, Ladung, Abmessungen, Massen, Achsfolge, Fahrtweg und benötigten Nachweisen vollständig vorliegen. Je nach Antrag können weitere Anhänge erforderlich sein.

Zur Antragstellung gehört außerdem die Haftungserklärung. Laut offizieller VEMAGS-Hilfe kann die unterschriebene Erklärung als Antragsanhang unter V12 mit dem Dokumenttyp „Haftungserklärung“ hochgeladen werden.

Schritt 4: Antrag erfassen und zwischenspeichern

Die Antragserfassung wird über den entsprechenden Menüpunkt gestartet. Arbeitet die Blöcke vollständig durch und speichert regelmäßig zwischen. Die offizielle Nutzerinformation weist darauf hin, dass die automatische Abmeldung während der Bearbeitung weiterlaufen kann.

Nach dem Speichern öffnet sich die eAkte des Antrags. Dort findet ihr die Antrags-ID, Version, den aktuellen Status, Anhänge, Mitteilungen, Anhörungen und später auch die Bescheide.

Schritt 5: Antrag stellen

Ein gespeicherter Entwurf ist noch nicht bei der Behörde eingegangen. Erst über „Stellen“ beziehungsweise „Signiert stellen“ wird der Antrag für die zuständige EGB sichtbar. Dabei führt VEMAGS eine Plausibilitätsprüfung durch.

Prüft vor diesem Schritt besonders Fahrtweg, Fahrzeugdaten, Maße, Gewichte und Anhänge. Änderungen nach dem Stellen laufen als Antragsänderung und können eine neue Version beziehungsweise weitere Prüfungen auslösen.

Schritt 6: Bearbeitungsstand prüfen

Den Sachstand könnt ihr im geöffneten Antrag anhand der beteiligten Anhörpartner oder über die Funktion „Antragsstatus abfragen“ verfolgen. Bei fachlichen Fragen zu einem laufenden Verfahren ist die zuständige EGB der richtige Ansprechpartner.

Wenn ein Antrag nicht in der normalen Übersicht erscheint, kann er über die 11-stellige Antrags-ID oder über die Vorgangssuche gesucht werden.

Schritt 7: Bescheid finden und herunterladen

Sobald der Antrag den Status „beschieden“ erreicht, erscheint der Bescheid in der eAkte. Laut offizieller VEMAGS-Hilfe findet ihr die Dokumente im unteren Bereich unter „Bescheide“. Über den Bescheid-Link und „Datei öffnen“ lässt sich die PDF herunterladen.

Der Download ist erst der Anfang der praktischen Arbeit: Vor der Fahrt müssen Auflagen, Streckenauflagen, Begleitfahrzeug-Bedarf, Kontaktstellen und Anlagen zuverlässig geprüft und an Disposition sowie Fahrpersonal weitergegeben werden.

Häufige Probleme beim Einstieg

Registriert, aber kein Login möglich

Prüft zuerst, ob beide E-Mail-Adressen bestätigt wurden und ob die EGB den Zugang bereits freigeschaltet hat. Kontrolliert auch den Spam-Ordner.

Passwort vergessen

Die Funktion „Passwort vergessen“ benötigt Anwenderkennung und Benutzerkennung. Der Link zur Neuvergabe wird an die hinterlegte E-Mail-Adresse geschickt.

Antrag nicht auffindbar

Nutzt die Suche per Antrags-ID. Damit lassen sich laut VEMAGS auch abgelaufene Anträge finden. Alternativ steht die Vorgangssuche zur Verfügung.

Unklar, wer helfen kann

Fragen zum laufenden Verfahren gehören zur zuständigen EGB. Für allgemeine Supportfragen verweist VEMAGS auf die jeweiligen Landesbeauftragten. Die offizielle FAQ für Antragsteller beantwortet viele typische Einstiegsfragen.

Nach dem Bescheid: Auflagen in den Arbeitsablauf übernehmen

VEMAGS bildet das Antrags- und Genehmigungsverfahren ab. Im Unternehmen müssen die Informationen anschließend mit Disposition, Fahrzeugen, Fahrern und Terminen zusammengebracht werden. Genau an dieser Übergabe entstehen häufig manuelle Arbeit und Rückfragen.

In der Vivid-Data-Unternehmenssoftware ist die Verarbeitung von VEMAGS-Bescheiden vollständig in Genehmigungsmanagement und Disposition eingebunden. Für andere Systeme stellen wir die Extraktion außerdem als VEMAGS API bereit und unterstützen bei der technischen Einbindung.

Weitere Hilfe findet ihr in unseren Artikeln zum Auslesen eines VEMAGS-Bescheids und zu den Regelplänen für Schwertransporte.