Schwertransport disponieren: Checkliste von der Anfrage bis zur Rechnung

Phase 1: Anfrage qualifizieren

• Auftraggeber und Ansprechpartner vollständig erfassen.
• Termin, Zeitfenster, Start, Ziel und Route prüfen.
• Transportdaten und Fahrzeugkombination aufnehmen.
• Bescheid einschließlich Anlagen anfordern.
• Leistungsumfang und Abrechnungsgrundlage klären.

Offene Angaben sollten sichtbar als offen markiert werden. Eine Anfrage darf nicht wie ein bestätigter Einsatz behandelt werden.

Phase 2: Bescheid und Anforderungen prüfen

• Gültigkeit, Strecke und Fahrzeugdaten abgleichen.
• Art und Anzahl der Begleitfahrzeuge je Abschnitt erfassen.
• Regelpläne, Fahrzeiten und Auflagen zuordnen.
• Änderungen und Dokumentversion eindeutig kennzeichnen.
• Rückfragen vor der Ressourcenbuchung klären.

Phase 3: Personal disponieren

Prüfen Sie Verfügbarkeit, Arbeits- und Ruhezeiten, gültigen Führerschein, BF3-Ausweis sowie erforderliche BF4-Einweisungen. Planen Sie Anfahrt, Übergaben und Reserven ein. Eine farbige Kalenderbelegung allein verhindert keine ungeeignete Zuweisung.

Phase 4: Fahrzeuge zuweisen

• passenden Fahrzeugtyp auswählen,
• Prüf- und Wartungstermine kontrollieren,
• Ausstattung und WVZ-Anlage freigeben,
• Doppelbelegung ausschließen,
• Ersatzfahrzeug für kritische Einsätze vorsehen.

Phase 5: Auftrag bestätigen und Unterlagen verteilen

Die Einsatzbestätigung muss den aktuellen Stand enthalten. Stellen Sie Fahrer und Begleitung Bescheid, Anlagen, Kontakte, Route und Einsatzzeiten rechtzeitig bereit. Dokumentieren Sie, wer welche Version erhalten hat.

Phase 6: Einsatz begleiten

• Statusmeldungen für Abfahrt, Beginn und Ende erfassen.
• Abweichungen, Wartezeiten und Störungen dokumentieren.
• Disposition bei Änderungen sofort informieren.
• Fotos und Nachweise dem richtigen Auftrag zuordnen.
• Keine eigenmächtigen Abweichungen von Anordnungen zulassen.

Phase 7: Abschluss und Abrechnung

Prüfen Sie Leistungsnachweis, Zeiten, Kilometer, Zuschläge, Auslagen und Unterschriften. Erst danach wird der Auftrag abgerechnet. Fehlende Angaben sollten als Aufgabe an die verantwortliche Person zurückgegeben werden, statt sie in der Buchhaltung zu schätzen.

Wichtige Kennzahlen

• Aufträge mit fehlenden Unterlagen,
• kurzfristige Umplanungen und Doppelbelegungen,
• nicht abgerechnete Wartezeiten,
• Zeit zwischen Einsatzende und Rechnungsstellung,
• Auslastung von Mitarbeitern und Fahrzeugen.