VEMAGS-Antrags-ID finden: Alte und laufende Anträge suchen

Was ist die VEMAGS-Antrags-ID?

VEMAGS vergibt für Anträge eine elfstellige Antrags-ID. Sie identifiziert den Vorgang eindeutiger als Kundenname, Startort oder eine frei gewählte interne Bezeichnung. Deshalb sollte sie auch in eurer Auftrags- und Dokumentenablage der führende externe Bezug sein.

Wo findet ihr die ID?

Die Antrags-ID erscheint im VEMAGS-Vorgang und auf den zugehörigen Unterlagen. Prüft vorhandene Bescheide, exportierte PDFs und eure interne Auftragsakte. Übernehmt die Nummer exakt; fehlende Ziffern oder vertauschte Stellen führen schnell zum falschen Ergebnis.

Vorgang über die ID suchen

Öffnet nach der Anmeldung die Vorgangssuche, tragt die vollständige ID in das dafür vorgesehene Suchfeld ein und startet die Suche. Die offizielle VEMAGS-Hilfe zur Vorgangssuche beschreibt die aktuellen Suchmöglichkeiten. Kontrolliert beim Treffer Antragsteller, Relation und Status.

Wenn die ID nicht bekannt ist

Nutzt die in eurem Zugang angebotenen weiteren Suchkriterien und grenzt das Ergebnis systematisch ein: Zeitraum, Status, Antragsteller oder interne Angaben. Beginnt nicht mit zu vielen Filtern zugleich. Ein falscher Zeitraum kann einen vorhandenen Antrag unsichtbar machen.

Warum ein Vorgang nicht erscheint

• Ziffern wurden falsch übernommen.
• Suchzeitraum oder Statusfilter schließen den Vorgang aus.
• Der Vorgang gehört zu einem anderen Anwenderkontext oder Berechtigungsbereich.
• Es wurde nach einer internen Auftragsnummer statt der VEMAGS-ID gesucht.
• Ein Entwurf wurde nie gestellt oder unter einem anderen Zugang angelegt.

Die ID sinnvoll im Unternehmen speichern

Legt ein eigenes Feld „VEMAGS-Antrags-ID“ in ERP, Disposition oder Auftragsverwaltung an. Die Nummer gehört außerdem in den Dateinamen des Bescheids und in die Kommunikation zwischen Antragstellung, Disposition und Begleitung. Verwendet sie nicht als Ersatz für interne Auftragsnummern, sondern als verknüpften externen Schlüssel.

Empfohlene Ablagestruktur

• interne Auftragsnummer,
• VEMAGS-Antrags-ID,
• Status mit Zeitstempel,
• aktuelle Bescheidversion,
• Fahrttermin und eingesetzte Fahrzeugkombination,
• Nachweis, an wen die Unterlagen übergeben wurden.