Der digitale Co-Pilot für Schwertransportbegleiter: digitale Bestätigung, automatische Leistungsnachweise, Abrechnung ohne Nacharbeit und Disposition in einem System.
Vertraut von Begleitunternehmen wie Abeln GmbH und Borgs und Schwarz GmbH
Der Transport ist erledigt – die Arbeit noch lange nicht. Informationen müssen übergeben, Nachweise eingesammelt und Daten mehrfach erfasst werden. Was auf der Straße passiert, erzeugt im Büro die nächste Runde Arbeit.
Viele Transporte laufen nachts. Der Fahrer beendet seinen Einsatz, wenn die Disposition längst Feierabend hat. Morgens ist es genau umgekehrt.
Trotzdem muss die Disposition wissen: Ist der Transport angekommen? Gab es Unterbrechungen? Wann geht es weiter? Muss umgeplant werden?
Heute bedeutet das oft: telefonieren, Nachrichten schreiben, hinterherfragen – zu Zeiten, in denen einer von beiden eigentlich nicht arbeitet.
Ohne Leistungsnachweis keine Rechnung. Doch der Zettel liegt noch im Fahrzeug, das Foto kommt Tage später oder wichtige Angaben und Unterschriften fehlen.
Dann beginnt im Büro die Suche: nach Zeiten, Kilometern, Unterschriften und dem, was tatsächlich passiert ist. Statt abzurechnen, wird der Einsatz im Nachhinein rekonstruiert.
Für den Kunden zählen Einsatzzeiten, Wartezeiten, Kilometer und Zuschläge. Für das Personal kommen Arbeitszeiten und Spesen dazu.
Vieles davon wurde längst irgendwo erfasst – und wird im Büro trotzdem noch einmal übertragen, geprüft und nachgerechnet. Fehlen verlässliche Standort- und Fahrzeugdaten, kommen Rückfragen gleich noch dazu.
Excel kennt die Tour. WhatsApp die letzte Änderung. Der Ordner enthält die Genehmigung. Die Ortung kennt die Strecke. DATEV bekommt die Abrechnung. Subunternehmer laufen noch einmal separat.
Die Informationen sind da. Aber sie stecken in unterschiedlichen Systemen, Chats und Köpfen.
Das Problem ist nicht, dass Daten fehlen. Das Problem ist, dass sie nicht zusammengehören.
Weniger Telefonate am Morgen, keine Zettel am Einsatzende, Abrechnung ohne Nacharbeit — und am Monatsende wisst ihr, welche Touren sich gelohnt haben. Gebaut für Begleitunternehmen, live in Tagen statt Monaten.
Anfahrt, Auftrag, Unterbrechung, Heimfahrt — Fahrer werden sauber durch jeden Einsatz geführt. Bei Abweichungen fragt das System nach, statt später Lücken in der Abrechnung zu erzeugen.
Fahrer dokumentieren digital direkt am Einsatzort. Unterschrift, Fotos, Zeiten — alles landet automatisch im System. Kein Übertragen, kein Nachfragen.
Aus den Einsatzdaten wird automatisch abgerechnet. DATEV-Übergabe inklusive.
Transportgenehmigungen, Fahrzeugpapiere, Einsatzdokumente — digital verwaltet, immer abrufbar, nie verloren.
Externe Begleiter bekommen Zugang zur App und melden Auftragsdaten, Status, Zeiten und Leistungsnachweise strukturiert zurück — ohne WhatsApp-Chaos und ohne dass die Disposition alles nachpflegen muss. Du disponierst sie wie eigene Fahrer.
Ein einziger Datenpunkt — die Position des Fahrzeugs — liefert drei Nutzen gleichzeitig: die Disposition weiß, wo jedes Fahrzeug ist, die Abrechnung erkennt Privatfahrten, und die Spesenabrechnung rechnet sich von selbst.
Auftrag/Bestellung hochladen oder per E-Mail an Vivid Data senden: Die KI erkennt Kunde, Strecke, Zeitraum, zu begleitenden Fahrzeige, Fahrzeuge und Einsatztyp und legt den Auftrag als Vorschlag an. Kurz prüfen, bestätigen — fertig. Kein Abtippen aus dem Posteingang.
Vivid Data liest Auflagen direkt aus euren VEMAGS-Genehmigungen aus — kein manuelles Abtippen, keine Übertragungsfehler. Und per KI-Chat könnt ihr einfach Fragen an die Genehmigung stellen: Was gilt auf dieser Strecke? Welche V-Auflagen sind aktiv? Die Antwort kommt sofort, ohne dass jemand das Dokument durchblättern muss.
Briefpapier, Leistungsnachweis, Begleitschein, Auftragsdesign — wir klären gemeinsam was für euch wichtig ist, wie es aussehen muss, und legen alles an. Ihr müsst euch um nichts kümmern.
Disposition ist der Einstieg — nicht das Ende: Kalkulation, Buchhaltung, Kontakte, Zeiterfassung und Urlaub sind dabei. Operative Begleitung plus kaufmännische Steuerung in einem System. Kein zweites Tool. Kein zweites Abo.
Die Kommunikation mit den Fahrern hat enorm abgenommen. Ich komme morgens ins Büro, sehe auf einen Blick was in der Nacht war und wie es weitergeht — kein WhatsApp, kein Telefonat.
Früher haben wir oft erst Wochen später abgerechnet — mit viel Nacharbeit. Heute geht das direkt nach dem Auftrag, mit wenigen Klicks.
Wir sind seit Anfang an dabei und nutzen Ortung, Disposition und Abrechnung. Dass das alles in einem System läuft, hätte ich früher nicht für möglich gehalten.
Einstiege nach dem, was euch heute Zeit kostet — Begleitscheine, Disposition, Fuhrpark, Abrechnung, Büro. Jedes Modul zeigt den konkreten Nutzen, nicht nur die Funktion.
Erfassen, unterschreiben, PDF — Anschluss an die Abrechnung.
Plantafel & Status für BF2–BF4 — ohne Dauertelefonat.
Stammdaten, Fristen, Zuordnung zur Tour.
Rechnung aus dem Begleitschein — ohne Abtippen.
GPS in Dispo und Spesen — kein Insel-Tracker.
Verfügbarkeit dort, wo auch die Touren liegen.
Eingangsrechnung & Bankbuchung mit KI — dann DATEV. Fertig.
Material dort, wo Fahrzeuge und Einsätze liegen.
Reine Disposition plant Fahrer ein. Mehr nicht. Sie sagt euch nicht, ob die Tour profitabel war. Sie erstellt keine Rechnung. Sie zahlt keine Spesen ab. Sie kennt keine E-Rechnung.
Vivid Data schließt den Kreislauf — vom Einsatz bis zum Steuerberater. Ein System für Begleitunternehmen. Ein Abo. Kein zweites Tool, das ihr später trotzdem braucht. Philosophie & Ansatz →
Disposition auf dem Desktop, Einsatz in der App — beide Seiten live verbunden.
Auftrag anlegen — Strecke, Fahrer, Fahrzeug und Einsatztyp in einem Schritt
Fahrer-App: Einsatz des Tages
Digitaler Leistungsnachweis
Vivid Data endet nicht bei der Abrechnung. Wer will, verbindet Einsatz und Rechnung direkt mit dem Buchhaltungsworkflow — bis zur fertigen Übergabe an den Steuerberater. Kein doppeltes Eintippen, keine Schnittstellen-Baustellen.
Das hören wir oft — bis wir die App gemeinsam mit einem Fahrer ausprobieren. Die Bedienung folgt dem Einsatz, nicht einem Büro-Tablet. Danach ist das Thema in der Regel vom Tisch.
Wenn Nachweise, Unterschriften und Rechnungen heute noch hinterherlaufen, kostet der Status quo jeden Tag Zeit. Wer schneller und sauberer abrechnet, hat die Folgeaufträge klarer im Griff.
Wir richten Vivid Data auf eure Abläufe ein — nicht andersrum. In der Regel seid ihr in wenigen Tagen live. Danach holt ihr die Zeit schnell wieder rein.
Nein. Ihr habt einen festen Ansprechpartner, der das System gemeinsam mit euch aufsetzt — von der ersten Einrichtung bis zum produktiven Betrieb. Kein Ticketsystem. Kein Handbuch. Wir sitzen mit euch dran.
Eine leere Instanz sagt wenig über euren Betrieb. In der Prozessanalyse richten wir Vivid Data auf eure Abläufe ein. Das Ergebnis ist deutlich besser als ein Testzugang, den ihr allein erkunden müsst — und die Prozessanalyse ist kostenlos und unverbindlich.
Keine Standarddemo. Wir schauen uns gemeinsam an, wie ihr heute arbeitet — und zeigen dir konkret, was sich mit Vivid Data ändert. Maßgeschneidert auf euren Betrieb, nicht auf unsere Folienvorlage.
Software ist für uns ein Werkzeug, keine Lösung für sich. Läuft ein Prozess bei euch nicht rund, ist das auch unser Problem — nicht nur eures.
„Kein Branchenberater. Kein Softwarekonzern. Wir kennen eure Einsatztypen, eure Genehmigungen, euren Alltag — und haben ein System gebaut das dazu passt."
In einer kostenlosen Prozessberatung zeigen wir dir, wie Vivid Data für dein Unternehmen konkret aussieht — auf Basis deiner Abläufe, nicht unserer Demo-Daten. Kein Vertriebsdruck. Kein Standardpitch.
Erst ein kurzes Gespräch — dann eine kostenfreie Stunde Prozessanalyse.
Noch nicht bereit für ein Gespräch? Probiert kostenlos unseren Leistungsnachweis-Generator.
Kein Pitch.
Kein Druck.
Erst ein kurzes Gespräch um zu verstehen ob es passt — dann eine kostenfreie Prozessanalyse mit Einblick in die Software. Nur was für euch relevant ist. Keine Verpflichtung.
Dauert ca. 1 Minute
Frage 1 von 4
Frage 2 von 4
Frage 3 von 4
Frage 4 von 4
Keine Weitergabe an Dritte.
Wir melden uns innerhalb von 24h mit einem Terminlink.
Wir melden uns persönlich bei euch.
Anfrage erfolgreich übermittelt
Nach euren Angaben sieht es so aus, als könnten wir euch mit Vivid Data sehr gut unterstützen. Wir prüfen eure Anfrage noch einmal persönlich und melden uns spätestens innerhalb von 24 Stunden bei euch.
Der nächste Schritt ist ein unverbindliches Erstgespräch. Dabei lernen wir euer Unternehmen und eure aktuelle Arbeitsweise kennen, sprechen über die größten Herausforderungen und prüfen gemeinsam, ob Vivid Data wirklich zu euch passt.
Was euch im Erstgespräch erwartet
Das Erstgespräch ist noch keine ausführliche Prozessanalyse und keine vollständige Produktdemo. Diese folgen erst im nächsten Schritt, wenn beide Seiten feststellen, dass eine Zusammenarbeit grundsätzlich passt.
Unverbindlich · 15 Minuten · Keine Vorbereitung notwendig
Ihr möchtet noch keinen Termin auswählen? Kein Problem. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden persönlich bei euch.
Anfrage erfolgreich übermittelt
Wir schauen uns eure Angaben persönlich an und prüfen, wie wir euch am sinnvollsten unterstützen können.
Ihr erhaltet spätestens innerhalb von 24 Stunden eine persönliche Rückmeldung von uns. Bis dahin müsst ihr nichts weiter tun.
So geht es jetzt weiter
Ihr habt noch wichtige Informationen vergessen? Antwortet einfach auf unsere Bestätigungs-E-Mail.